EDI: Electronic Data Interchange

EDI se puede definir como:

1. Transferencia electrónica de datos entre dos empresas o personas, para eliminar el Intercambio de documentación.

2. La comunicación de información estructurada de computadora a computadora, de aplicación a
aplicación, con una mínima intervención humana, entre corporaciones, instituciones o individuos, utilizando un formato estándar para los documentos de negocios entre las empresas.

3. El intercambio de documentos en un formato normalizado entre los sistemas informáticos de quienes participan en una relación comercial.

Historia de EDI:
EDI se remonta a los años 70 cuando fue presentado por el TDCC (Comité Coordinador
de los Datos del Transporte). El TDCC creó grupos de transacciones que los vendedores debían
seguir para posibilitar el procesamiento de pedidos de compras y facturas.

En esa época el panorama de la tecnología era muy diferente del que conocemos en la actualidad.
Y como no existían grandes ordenadores (servers), redes de comunicaciones comunes y un formato de archivo que permitiera la flexibilidad, definieron un grupo de transacciones rígidas.

Implementación de EDI:

Para implementar EDI con éxito, los socios comerciales siguen estos pasos:
1.- Los socios comerciales llegan a un acuerdo
llamado acuerdo comercial
2.- Seleccionan una VAN, red de valor añadido, por
dónde se comunicarán
3.- Los socios comerciales o bien contratan o desarrollan
por si mismos un software personalizado que establece
la correspondencia entre los dos formatos de grupos
de datos utilizados por esos socios comerciales

Campos de aplicación:

Los típicos campos de aplicación del EDI
son el intercambio de información de tipo
- Industrial
- Comercial
- Financiera
- Médica
- Administrativa

Ejemplos de datos EDI son:
a. Facturas
b. Órdenes de compra
c. Declaraciones de aduana
d. Formatos médicos
e. Lista de precios

Beneficios:

La automatización de las interacciones por medio del EDI minimiza las transacciones sobre papel y la intervención humana, reduciéndose las tareas relativas al envío de documentos vía correo o vía fax.
A través del EDI, las Administraciones Públicas pueden incrementar la eficiencia de las operaciones diarias y mejorar las relaciones con agentes externos como empresas instituciones financieras y otras Administraciones Públicas.

El universo de clientes potenciales del servicio EDI es muy amplio, debido a que está dirigido a empresas que se relacionan comercialmente, en forma independiente de su tamaño.
Sin duda EDI nos ofrece una amplia gama de oportunidades de trabajo y beneficios para la empresa entre los que destacan:
Agilización de procesos comerciales (tiempos y movimientos).
Importante disminución de errores en los documentos.
Ahorro en costos administrativos.
Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta.

Estructura de transimisión

La estructura de un mensaje EDI se compone de una serie de capas que incluyen primeramente Elementos de datos luego Segmentos que se configuran a partir de los elementos de datos; a continuación vienen los Mensajes, propiamente dichos, órdenes de compra, facturas, lista de precios y por último se viene la Transacción que consiste en el envío del mensaje de emisor al receptor.

Funciones básicas del software EDI

Conversión:
De convertir los archivos de la empresa A, en mensaje estándar EDI, y estos mensajes EDI a los formatos de la empresa B, proceso que se conoce como traducción.

Integración de la Aplicación:
Consiste en integrar los datos de un mensaje recibido, convertidos a un archivo plano por el software EDI, con una aplicación interna.

Gestión, informe y mantenimiento:
El software debe ser capaz de controlar el flujo de mensajes.

Seguridad:

La seguridad puede ir desde un control básico de acceso por medio de un simple password, encriptación de datos firmas digitalizadas, el rechazo de ciertos mensajes.